5 điều nên nhớ nếu muốn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp là sự phối hợp hoàn hảo của nhiều yếu tố khác nhau. Để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn phải trải qua nhiều giai đoạn chuẩn bị, từ việc lên ý tưởng, hội họp đưa ra quyết định đến việc thi công lắp đặt thiết bị và chạy chương trình. Với kinh nghiệm hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực này, Hoàn Vũ xin chia sẻ với bạn 5 điều phải thuộc nằm lòng nếu muốn trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

1. Lên kế hoạch cụ thể

Lên kế hoạch trước khi thực hiện sự kiện

Muốn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bạn cần phải dành thời gian ngồi lại bàn bạc và đưa ra ý tưởng cho chương trình. Sau khi thống nhất được chủ đề chung, bạn phải lập ra một bản kế hoạch chi tiết gồm những nội dung cơ bản sau:

– Nội dung công việc.

– Phân công.

– Thời gian hoàn thành.

– Kinh phí dự trù.

– Kế hoạch dự bị.

Hãy nhớ rằng, bản kế hoạch càng chi tiết thì càng dễ thực hiện.

2. Tính toán số lượng khách đến sớm và về trễ

Nhiều chương trình dù có nội dung hấp dẫn, hình thức sân khấu đẹp mắt nhưng vẫn mất điểm trong mắt khách tham dự do thiếu chu đáo. Bên cạnh những hạng mục trong khung giờ diễn ra chương trình, bạn phải tính toán cả thời gian trước khi sự kiện bắt đầu và sau khi kết thúc. Hãy set up sân khấu, chuẩn bị chỗ ngồi trước thời gian diễn ra tối thiểu là 2 tiếng. Ngoài ra, bạn nên nhớ chuẩn bị thêm nước uống hoặc điểm tâm nhẹ.

3. Tạo bầu không khí thoải mái

Tạo bầu không khí thoải mái giúp cho khách mời cảm thấy dễ chịu hơn

Bên cạnh chuyên môn của MC thì bạn cũng có thể góp phần tạo ra bầu không khí thân thiện thông qua việc lựa chọn ghế ngồi êm ái, âm thanh chất lượng, background đẹp mắt, không gian nơi diễn ra sự kiện sạch sẽ, thoáng mát. Tùy vào tính chất của sự kiện, bạn có thể trang trí thêm hoa tươi, bong bóng hoặc bố trí bàn nước để giúp khách mời cảm thấy thoải mái hơn.

4. Mang theo bộ công cụ mini

Không bao giờ là thừa khi mang theo bên mình một chiếc túi nhỏ chứa một số dụng cụ như kéo, băng dính, đồ bấm ghim, kim gút… Biết đâu chúng sẽ là cứu cánh của bạn trong một vài trường hợp ngoài ý muốn như: quần áo của MC, người mẫu bị bung chỉ, hoặc rộng so với dáng người.

5. Tận dụng quảng cáo sản phẩm của doanh nghiệp

Dù sử dụng kinh phí của công ty hay nhà tài trợ thì bạn cũng đừng quên PR cho thương hiệu bằng cách in logo lên background, tặng phẩm cầm tay, hay đơn giản là nhãn chai nước suối. Sự kiện chính là cơ hội thuận tiện nhất để bạn mang hình ảnh của doanh nghiệp đến gần hơn với các đối tác, khách mời và người tiêu dùng.

Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ ngay với Hoàn Vũ theo hotline (+84) 7306.1666 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí. Là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM, Hoàn Vũ luôn sẵn sàng giúp đỡ bạn!