Học cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ các chuyên gia

Ai bảo chỉ có các công ty tổ chức sự kiện mới có thể tạo nên những chương trình ấn tượng. Chính bạn cũng có thể tổ chức tiệc cưới, tiệc tân gia, tiệc tất niên, tiệc sinh nhật… cơ mà! Nhưng để những cuộc vui của mình trở nên độc đáo và chuyên nghiệp chẳng khác gì các công ty tổ chức sự kiện bạn phải học hỏi rất nhiều. Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Hoàn Vũ sẽ mách cho bạn một vài cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hay ho để áp dụng nha! Mời bạn cùng theo dõi bài viết sau đây.

1. Lên kế hoạch cụ thể

Lên kế hoạch cụ thể giúp bạn chuẩn bị đầy đủ các thiết bị cần thiết

Bạn biết không, các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đều lên kế hoạch rất kỹ lưỡng trước khi bắt tay làm các công đoạn tiếp theo. Bạn hãy liệt kê một danh sách những vật dụng cần thiết trong chương trình (bàn ghế, sân khấu, phông nền, loa, hệ thống đèn chiếu sáng…), số lượng khách mời, các tiết mục trong chương trình… Hãy nhớ rằng kế hoạch càng chi tiết thì lúc triển khai sẽ càng nhanh chóng và tiện lợi. Nên nhớ, nếu bạn thất bại trong việc lên kế hoạch thì kế hoạch của bạn sẽ khó thành công. Nhưng nếu như bạn không lập kế hoạch thì có lẽ thành công sẽ chẳng bao giờ mỉm cười với bạn.

2. Xây dựng kịch bản chương trình

Xây dựng kịch bản chương trình giống như bản thiết kế trên giấy của một căn nhà. Dù những sự kiện có quy mô lớn, chuyên nghiệp hay sự kiện nhỏ lẻ tại gia thì cũng cần kịch bản. Viết kịch bản giúp bạn kiểm soát mọi tình huống trong chương trình và dự trù các kế hoạch phụ để ứng phó với các sự cố ngoài ý muốn. Kịch bản chương trình có rất nhiều loại như: kịch bản âm thanh, kịch bản ánh sáng, kịch bản dành cho MC… Tùy vào sự kiện, bạn có thể xây dựng các loại kịch bản sao cho phù hợp.

3. Thuê thiết bị chất lượng

Bàn ghế, rạp che, sân khấu, âm thanh ánh sáng quyết định sự thành công của toàn bộ sự kiện

Thuê thiết bị dùng trong sự kiện có lẽ là công đoạn mang tính… đánh đố nhiều nhất. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều dịch vụ cho thuê bàn ghế, sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng… với giá cả chênh lệnh nhau rất nhiều. Nếu có kinh nghiệm thì rất dễ dàng. Nhưng nếu là lần đầu đi thuê thì bạn sẽ gặp một chút khó khăn. Để thuê được thiết bị chất lượng phù hợp với mục đích, bạn phải tìm ra đáp án cho những câu hỏi sau đây:

– Bạn tổ chức sự kiện gì?

– Chương trình diễn ra khi nào? Ở đâu?

– Khách mời gồm những ai?

– Khả năng chi trả của bạn là bao nhiêu?

4. Thực hiện tốt các sự kiện quy mô nhỏ

Nếu một, hai sự kiện đầu tay còn một vài thiếu sót thì bạn hãy cố gắng rút ra những bài học kinh nghiệm quý giá cho riêng mình. Ngay cả các công ty tổ chức sự kiện cũng từng dốc sức hoàn thành chương trình quy mô nhỏ trước khi có cơ hội tham gia những sự kiện lớn hơn. Sự thành công của một chương trình phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm từng trải của người tổ chức.

6. Địa chỉ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín

Từ một dịch vụ chuyên in ấn, thiết kế và thi công bảng quảng cáo, Hoàn Vũ đã dần phát triển thành một trong các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TPHCM. Hoàn Vũ đã và đang là đối tác uy tín của nhiều tổ chức doanh nghiệp và đoàn thể, tiêu biểu như VTV, HTV… Ngoài việc cho thuê những thiết bị âm thanh ánh sáng, sân khấu, bàn ghế và nhân lực phục vụ sự kiện như MC, ca sĩ, PG… chúng tôi có sẵn một đội ngũ chuyên xây dựng kịch bản chương trình giàu kinh nghiệm. Đặc biệt, Hoàn Vũ cũng thiết kế riêng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Bạn chỉ cần nói lên ý tưởng của mình, chúng tôi sẽ biến chúng thành sự thật!

Như bạn thấy đấy, tổ chức một sự kiện không quá khó. Tuy nhiên để đạt được trình độ như các công ty tổ chức sự kiện thì cần nhiều công sức hơn. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức event, chương trình… thì hãy gọi ngay cho Hoàn Vũ theo hotline 08.7306.1666 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí!